Lo que pasa es que así como está es muy limitado y prácticamente no es operativo para una empresa, por lo menos desde mi punto de vista. Como sugerencia si van a incluir un servidor de mail sería bueno que cumpla con un algunos requisitos básicos como es poder crear alias en algunas cuentas, poder bajar los mail de cuentas externas a este servidor, filtro de virus y spam.
En cuanto a los recursos, seguro que ocupa recursos pero siempre tenes la opción de deshabilitarlo si en tu caso particular no lo utilizas, porque con esa idea el que no use el Openfire se quejaría por lo mismo no?.
Saludos, gustavo