Crear una recepcionista digital

Cómo crear una recepcionista digital

Existen muchas razones del por qué las empresas de cualquier tamaño deberían utilizar una recepcionista digital: para proporcionar una forma más fácil de dar tratamiento a las llamadas, ahorrar tiempo a los clientes presentándoles un menú de opciones, por ejemplo: “Para Soporte Técnico, marque 1. Para Ventas, presione 2. Para Marketing, presione 3 o espere en la línea para ser transferido al operador. Una recepcionista digital también es conocida como IVR.

Su recepcionista digital debe ser configurado a detalle y con cuidado. Debe poder permitirle resolver las peticiones inmediatamente – no sólo ahorrar tiempo a la persona que llama, sino también a sus empleados. Al configurarlo correctamente, un recepcionista digital le brindará a su empresa un aspecto profesional sin irritar al cliente. En esta entrada, explicaremos cómo configurar un recepcionista digital, el cuál puede ser implementado de forma gratuita, ya sea on-premise o en la nube.

¿Qué puede hacer una recepcionista digital para mi empresa?

Lo más obvio es dirigir las llamadas de forma eficiente a la persona correcta. Imagine que es un cliente que sabe exactamente con quien desea hablar. Si conoce el número de la extensión, puede ingresar los respectivos dígitos y la llamada será conectada de inmediato. O puede darle la opción “Conectar a la extensión“, la cual le mostrará una lista de opciones con las extensiones disponibles.

En la mayoría de las empresas, es muy común tener la opción para hablar con el departamento de ventas, soporte, marketing y más. Una vez que haya configurado estos grupos dentro de la Consola de Administración, puede asignarlos como una opción al Recepcionista Digital. Entonces, al decir “Para ventas presione 4” le pondrá directamente en contacto con el equipo de ventas.

Puede configurar varias recepcionistas digitales, cada uno con su propio número de extensión. Dependiendo de sus preferencias, puede configurarlos para que respondan llamadas basado en la línea desde la cual llega la llamada o si sucede fuera o dentro de horario de oficina.

A menudo, la forma más fácil de tratar una llamada, es simplemente añadirla a una cola. También puede elegir ponerla en contacto directamente a través del operador o con el departamento de ventas. De nuevo, esta es una simple opción durante el proceso de configuración. Naturalmente, hay veces en que los cliente simplemente quieren escuchar de nuevo el menú de opciones o decidir que quiere hablar con un humano. Por lo regular, al presionar “0”, la llamada irá directamente a recepción, por lo que también hace sentido agregar una opción para escuchar de nuevo el menú de opciones.

Configurando un recepcionista digital

Antes de crear su recepcionista digital, primero debe tener claro el menú de opciones que desea ofrecer a las personas que llamen y después grabar el anuncio. Un simple ejemplo sería “Gracias por llamar a la Empresa X, Para Soporte, presione 1. Para Ventas presione 2 o espere en la línea para ser transferido con el operador”.

Pro tip: Se recomienda poner el número el cual el cliente tiene que presionar después de la opción: “Para Soporte, presione 1” en lugar de “Presione 1 para Ventas”

  1. Ingrese a la Consola de Administración.
  2. Seleccione “Recepcionista Digital” > “Agregar”.
  3. Ingrese un nombre para la Recepcionista Digital.
  4. Ahora haga clic en el botón “Grabar” e ingrese el número de su extensión y el “Nombre del Archivo de Audio“. Será llamado a su extensión para grabar el anuncio.
  5. Puede cargar un archivo pre-grabado al hacer clic en el botón “Cargar”. El archivo debe guardarse en formato WAV, PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono.
  6. Seleccione el idioma del conjunto de anuncios.
  7. Ahora especifique el menú de opciones. Seleccione la tecla apropiada y después seleccione de las acciones diponibles.
  8. En “Destino para Entrada no Válida”, especifique el tiempo de espera y a dónde desea que la llamada sea dirigida en caso de que no se reciba la opción correcta.
  9. Haga clic en “OK” para guardar el IVR.

Creando su recepcionista digital

Pro tip: Mantenga simples las instrucciones.

¿Qué pasa si un cliente llamada fuera de horario de oficina?

No hay problema. Vaya a Ajustes al final de la Consola de Administración. Verá un bloque llamado “Horarios de Oficina y Días Festivos”. Esta herramienta le permite configurar los horarios fuera y dentro oficina para cada día de la semana junto con diferentes horarios de descanso.

Si su oficina estará cerrada en determinadas fechas – 1° de Enero, por ejemplo – entonces puede cargar un mensaje personalizado (“Lo sentimos, nuestra oficina permanecerá cerrada durante Año Nuevo. Presione 1 si desea dejar un buzón de voz con la recepcionista, o 2 si desea ser redirigido a una extensión en particular”). Es un sistema brillantemente flexible.

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