Configuring the hot desking feature

¿Cómo configurar y usar la funcionalidad Hot Desking?

Con las nuevas generaciones incorporándose al mundo laboral y revolucionando la forma en la que trabajamos, la cultura en el trabajo se ha ido transformando, dando lugar a nuevas opciones que se adapten a las necesidades y exigencias de hoy. Aunque el Hot Desking en realidad no es un concepto nuevo, la tendencia por contar con espacios más dinámicos, disminuir costos de infraestructura y la necesidad de movilidad ha incrementado su uso.

La funcionalidad de Hot Desking permite conectar Teléfonos IP de forma local o remota (a través de SBC) para ser utilizados por diferentes usuarios. Los equipos sin utilizarse no pueden realizar llamadas a menos de que esté definido como “Número de Emergencia”, de esta forma la extensión está protegida contra un uso no autorizado y evita llamadas a ubicaciones no permitidas.

Nota: La funcionalidad de Hot Desking está disponible a partir de las ediciones Pro y Enterprise.

Para realizar esta configuración, primero debemos habilitar los dispositivos físicos (Teléfonos IP) que van a desempeñar la funcionalidad teléfono Hot Desking, para ello necesitamos el modelo del teléfono y su dirección MAC. Después tenemos que habilitar a las extensiones que podrán hacer uso del grupo de dispositivos de hot desking.

Configurar Hot Desking

  1. Dentro de la Consola de Administración navegue al nodo Hot Desking y haga clic en Añadir.
  2. Habilitar Hot Desking a través de la Consola de Administración

  3. Seleccione el modelo del equipo y su dirección MAC.
  4. Dentro de la sección de Opciones, indique el método de Aprovisionamiento si es Local o Remoto (SBC).
  5. Conecte el dispositivo (desde un estado de reinicio de fábrica) y aprovisione a través del método plug and play.
  6. Haga clic en Asignar Ext para procesar la petición de aprovisionamiento con la respectiva extensión de hot desking, dichas extensiones tiene un formato HDXXXX. Con esto el dispositivo estará listo para utilizarse.

Uso de Hot Desking

Para poder permitir que un usuario pueda hacer uso de un dispositivo listo para Hot Desking (el cual configuramos en el paso anterior), necesitamos habilitar el permiso a las extensiones de los usuarios correspondientes.

  1. Dentro de la Consola de Administración navegue a Extensiones, seleccione la extensión a habilitar. En este punto tenemos dos tipos de extensiones, las extensiones Hot Desking asociadas con un dispositivo físico y las extensiones de usuario.
  2. Navegue a la pestaña Opciones > Opciones y marque la opción Habilitar hot desking.
  3. Ahora para Iniciar Sesión en el dispositivo tenemos que marcar *77*(número de extensión)* donde un IVR nos solicitará ingresar nuestro PIN. Una vez ingresado, el dispositivo será reaprovisionado.
  4. Para cerrar sesión puede hacer uso a través del BLF dedicado o bien marcando *77*5*.

Nota: Desde la Consola de Administración, también podrá forzar el cierre de sesión de un usuario. Esta opción es útil cuando un usuario olvidó cerrar sesión y así el administrador no se tiene que desplazar físicamente a la ubicación del dispositivo (sea local o remoto).

También hemos preparado un video a modo de guía donde se muestra lo fácil que realizar esta configuración. Para más información puede consultar la Guía de Configuración de Hot Desking.

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